PRIVACY NOTICE
Guan Ho Leong Group Sdn Bhd
Trading as Guan Ho Leong Optical and Guan Ho Leong Optical – BDC
Last updated: 14 July 2026
1. Who We Are
Guan Ho Leong Group Sdn Bhd ("we", "us", "our") is the data controller for the Guan Ho Leong Optical retail outlets, including Guan Ho Leong Optical – BDC, located at 985 Ground Floor, BDC Commercial Centre, Taman Satria Jaya BDC, Jalan Stutong, 93350 Kuching, Sarawak, Malaysia.
This Privacy Notice applies to:
Our physical store;
Our official websites and digital platforms, including our customer support portal (help.ghlg.my), announcements platform (updates.ghlg.my), corporate social responsibility portal (csr.ghlg.my), B2B file‑sharing platforms, customer feedback and review systems, and other online services we operate from time to time which may collect personal data;
Our official social media and messaging channels (Facebook, Instagram, Google Business, Telegram, and WhatsApp).
This Notice applies exclusively to outlets owned and operated by Guan Ho Leong Group Sdn Bhd. Other retailers using similar or identical trading names are independent entities and are not covered by this Notice.
A Bahasa Malaysia version of this Privacy Notice is available on this page. This Privacy Notice is issued in both English and Bahasa Malaysia. In the event of any conflict, inconsistency, or discrepancy between the English version and the Bahasa Malaysia version, the English version shall prevail.
2. Personal Data We Collect
We collect personal data to provide our optical services effectively. This includes:
Category | Examples |
|---|---|
Identity Data | Full name, contact number, email address. NRIC numbers are collected only where strictly necessary (e.g., for loyalty schemes, senior citizen discounts, warranty registration, or government‑mandated tax/audit purposes) and with your explicit consent. |
Sensitive Personal Data | Optical prescriptions, vision health records, and eye care history. Processing of this data is subject to your explicit, informed consent. |
Transactional Data | Purchase history, receipts, and promotion redemption records. |
CSR Data | Information submitted via our CSR portal (csr.ghlg.my), including partnership proposals, vision screening requests, and beneficiary support enquiries. |
Technical & Marketing Data | Website activity, QR code scan logs, social media engagement metrics (including Instagram and Facebook), and marketing chat group preferences (Google Business, Telegram, WhatsApp). |
3. Purposes of Processing
We process your personal data for the following lawful purposes:
To fulfil optical services, including eye examinations, dispensing of spectacles and contact lenses;
To manage loyalty programmes, warranties, and special discounts (including verification of NRIC where applicable);
To administer promotional campaigns and supplier redemptions;
To respond to customer enquiries, feedback, and after‑sales support;
To manage CSR initiatives and community outreach programmes;
To send direct marketing communications (only with your explicit opt‑in consent) via email, Facebook, Instagram, WhatsApp, Telegram, or other channels;
To comply with Malaysian statutory, tax, audit, and legal requirements.
4. Disclosure of Personal Data
We do not sell your personal data. We may share your data with the following categories of third parties, strictly for the purposes set out in the table below:
Third Party | Purpose |
|---|---|
Contact Lens Suppliers | Manufacturers of contact lenses (including but not limited to CooperVision and Johnson & Johnson) for contact lens promotion fulfilment and product‑related after‑sales support. |
Optical Lens Suppliers | Manufacturers of prescription spectacle lenses (including but not limited to Zeiss) for eyewear promotion fulfilment, product warranties, and lens‑related after‑sales support. |
NGOs / Community Partners | For CSR activities, only with your prior explicit consent. |
Service Providers | IT, cloud hosting, and operational support providers. |
Legal & Regulatory Authorities | As required by law or to defend our legal rights. |
5. Data Security and Retention
We implement robust physical and digital safeguards to protect your personal data from unauthorised access, loss, or disclosure. Access is restricted to authorised staff only.
We adhere to the following retention schedule:
Record Type | Retention Period |
|---|---|
Transactions and tax records | 7 years (per Malaysian statutory requirements). |
CSR programme records (operational) | 3 years from the date of the relevant programme or activity. |
Marketing data / chat group memberships | Until you withdraw your consent or opt out. |
Media‑related records (consent forms, photo/video releases) | For as long as the associated media (photographs, videos, or other content) remains published on our websites, social media channels, or partner platforms. In cases where our NGO partners (including Rotary International and its affiliated clubs) require longer retention for their audit or compliance purposes, we will retain relevant records for the period reasonably required to fulfil our partnership obligations, provided such retention is consistent with the purposes for which the data was collected. |
Once the applicable retention period expires, your data will be securely destroyed or anonymised.
6. Your Rights Under PDPA
In accordance with the Personal Data Protection Act 2010 (PDPA), you have the following rights:
Right | Description |
|---|---|
Right of Access | To request a copy of the personal data we hold about you. |
Right of Correction | To request correction of inaccurate or incomplete data. |
Right to Withdraw Consent | To opt out of marketing or withdraw consent for specific processing. |
Right to Erasure | To request deletion of data where no legal retention requirement exists. |
Right to Data Portability | To receive your transaction/prescription data in a readable format. |
Right to Complain | To lodge a complaint with the Personal Data Protection Commissioner (JPDP). |
7. Third‑Party Promotion Disclaimer
When you participate in third‑party brand promotions (e.g., CooperVision, Zeiss, Johnson & Johnson), you may submit personal data both to our outlet and to the relevant supplier. Suppliers operate their own privacy policies independently of this Notice. We accept no liability for supplier data processing practices outside our direct control. Please review the supplier's applicable privacy terms before redeeming any offer.
8. Contact Us
For any privacy enquiries, data access requests, consent withdrawals, or to exercise your rights, please contact our Data Protection Officer:
data@ghlg.my | |
Postal Address | 985 Ground Floor, BDC Commercial Centre, Taman Satria Jaya BDC, Jalan Stutong, 93350 Kuching, Sarawak, Malaysia |
We will respond to your request within a reasonable timeframe and in accordance with applicable laws.
9. Policy Updates
We may review and update this Privacy Notice periodically to reflect new promotions, legal amendments, or operational changes. The latest version will always be published at https://help.ghlg.my/legal/privacy-notice. We will notify you of material changes through our website or other appropriate channels. Your continued use of our services after updates constitutes acceptance of the revised terms.
[End of Notice]
NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI
Guan Ho Leong Group Sdn Bhd
Berniaga sebagai Guan Ho Leong Optical dan Guan Ho Leong Optical – BDC
Dikemaskini pada: 14 Julai 2026
1. Siapakah Kami
Guan Ho Leong Group Sdn Bhd ("kami", "kita", "kami") ialah pengawal data untuk cawangan runcit Guan Ho Leong Optical, termasuk Guan Ho Leong Optical – BDC, yang terletak di 985 Ground Floor, BDC Commercial Centre, Taman Satria Jaya BDC, Jalan Stutong, 93350 Kuching, Sarawak, Malaysia.
Notis Perlindungan Data Peribadi ini terpakai untuk:
Kedai fizikal kami;
Laman web dan platform digital rasmi kami, termasuk portal sokongan pelanggan (help.ghlg.my), platform pengumuman (updates.ghlg.my), portal tanggungjawab sosial korporat (csr.ghlg.my), platform perkongsian fail B2B, sistem maklum balas dan ulasan pelanggan, serta perkhidmatan dalam talian lain yang kami kendalikan dari semasa ke semasa yang mungkin mengumpul data peribadi;
Saluran media sosial dan pemesejan rasmi kami (Facebook, Instagram, Google Business, Telegram, dan WhatsApp).
Notis ini terpakai secara eksklusif untuk cawangan yang dimiliki dan dikendalikan oleh Guan Ho Leong Group Sdn Bhd. Peruncit lain yang menggunakan nama perniagaan yang serupa atau sama adalah entiti bebas dan tidak dilindungi oleh Notis ini.
Versi Bahasa Inggeris bagi Notis Perlindungan Data Peribadi ini boleh didapati di halaman ini. Notis Perlindungan Data Peribadi ini dikeluarkan dalam kedua-dua bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat sebarang percanggahan, ketidakseragaman, atau perbezaan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diutamakan.
2. Data Peribadi Yang Kami Kumpul
Kami mengumpul data peribadi untuk menyediakan perkhidmatan optik kami dengan berkesan. Ini termasuk:
Kategori | Contoh |
|---|---|
Data Identiti | Nama penuh, nombor telefon, alamat e-mel. Nombor kad pengenalan (NRIC) dikumpul hanya apabila perlu (contohnya, untuk skim kesetiaan, diskaun warga emas, pendaftaran waranti, atau tujuan cukai/audit yang diwajibkan kerajaan) dan dengan persetujuan nyata anda. |
Data Peribadi Sensitif | Preskripsi optik, rekod kesihatan penglihatan, dan sejarah penjagaan mata. Pemprosesan data ini tertakluk kepada persetujuan nyata dan termaklum daripada anda. |
Data Transaksi | Sejarah pembelian, resit, dan rekod penebusan promosi. |
Data CSR | Maklumat yang diserahkan melalui portal CSR kami (csr.ghlg.my), termasuk cadangan perkongsian, permintaan saringan penglihatan, dan pertanyaan bantuan penerima manfaat. |
Data Teknikal & Pemasaran | Aktiviti laman web, log imbasan kod QR, metrik penglibatan media sosial (termasuk Instagram dan Facebook), dan keutamaan kumpulan sembang pemasaran (Google Business, Telegram, WhatsApp). |
3. Tujuan Pemprosesan
Kami memproses data peribadi anda untuk tujuan-tujuan sah yang berikut:
Untuk memenuhi perkhidmatan optik, termasuk pemeriksaan mata, penyediaan cermin mata dan kanta sentuh;
Untuk menguruskan program kesetiaan, waranti, dan diskaun khas (termasuk pengesahan NRIC di mana berkenaan);
Untuk mentadbir kempen promosi dan penebusan pembekal;
Untuk menjawab pertanyaan pelanggan, maklum balas, dan sokongan selepas jualan;
Untuk menguruskan inisiatif CSR dan program jangkauan komuniti;
Untuk menghantar komunikasi pemasaran langsung (hanya dengan persetujuan nyata anda) melalui e-mel, Facebook, Instagram, WhatsApp, Telegram, atau saluran lain;
Untuk mematuhi keperluan statutori, cukai, audit, dan undang-undang Malaysia.
4. Pendedahan Data Peribadi (DIPINDA)
Kami tidak menjual data peribadi anda. Kami mungkin berkongsi data anda dengan kategori pihak ketiga berikut, semata-mata untuk tujuan yang dinyatakan dalam jadual di bawah:
Pihak Ketiga | Tujuan |
|---|---|
Pembekal Kanta Sentuh | Pengilang kanta sentuh (termasuk tetapi tidak terhad kepada CooperVision dan Johnson & Johnson) untuk pemenuhan promosi kanta sentuh dan sokongan selepas jualan yang berkaitan dengan produk. |
Pembekal Kanta Optik | Pengilang kanta preskripsi cermin mata (termasuk tetapi tidak terhad kepada Zeiss) untuk pemenuhan promosi cermin mata, waranti produk, dan sokongan selepas jualan yang berkaitan dengan kanta. |
NGO / Rakan Kongsi Komuniti | Untuk aktiviti CSR, hanya dengan persetujuan nyata anda terlebih dahulu. |
Penyedia Perkhidmatan | Penyedia sokongan IT, pengkomputeran awan, dan operasi. |
Pihak Berkuasa Undang-Undang & Kawal Selia | Seperti yang dikehendaki oleh undang-undang atau untuk mempertahankan hak undang-undang kami. |
5. Keselamatan dan Penyimpanan Data
Kami melaksanakan perlindungan fizikal dan digital yang kukuh untuk melindungi data peribadi anda daripada akses tanpa kebenaran, kehilangan, atau pendedahan. Akses adalah terhad kepada kakitangan yang diberi kuasa sahaja.
Kami mematuhi jadual penyimpanan berikut:
Jenis Rekod | Tempoh Penyimpanan |
|---|---|
Transaksi dan rekod cukai | 7 tahun (mengikut keperluan statutori Malaysia). |
Rekod program CSR (operasi) | 3 tahun dari tarikh program atau aktiviti yang berkaitan. |
Data pemasaran / keahlian kumpulan sembang | Sehingga anda menarik balik persetujuan atau memilih untuk tidak menyertai. |
Rekod berkaitan media (borang persetujuan, pelepasan foto/video) | Selagi media yang berkaitan (foto, video, atau kandungan lain) kekal diterbitkan di laman web, saluran media sosial, atau platform rakan kongsi kami. Dalam keadaan di mana rakan kongsi NGO kami (termasuk Rotary International dan kelab-kelab gabungannya) memerlukan penyimpanan yang lebih lama untuk tujuan audit atau pematuhan mereka, kami akan menyimpan rekod yang berkaitan untuk tempoh yang munasabah yang diperlukan untuk memenuhi kewajipan perkongsian kami, dengan syarat penyimpanan tersebut konsisten dengan tujuan data tersebut dikumpul. |
Sebaik sahaja tempoh penyimpanan yang berkenaan tamat, data anda akan dimusnahkan dengan selamat atau dinyahidentiti.
6. Hak Anda Di Bawah PDPA
Selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA), anda mempunyai hak-hak berikut:
Hak | Penerangan |
|---|---|
Hak Akses | Untuk meminta salinan data peribadi yang kami simpan tentang anda. |
Hak Pembetulan | Untuk meminta pembetulan data yang tidak tepat atau tidak lengkap. |
Hak Menarik Balik Persetujuan | Untuk memilih untuk tidak menerima pemasaran atau menarik balik persetujuan untuk pemprosesan tertentu. |
Hak Pemadaman | Untuk meminta pemadaman data di mana tiada keperluan penyimpanan undang-undang wujud. |
Hak Kebolehpindahan Data | Untuk menerima data transaksi/preskripsi anda dalam format yang boleh dibaca. |
Hak Membuat Aduan | Untuk membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi (JPDP). |
7. Penafian Promosi Pihak Ketiga
Apabila anda menyertai promosi jenama pihak ketiga (contohnya, CooperVision, Zeiss, Johnson & Johnson), anda mungkin menyerahkan data peribadi kedua-duanya kepada cawangan kami dan kepada pembekal yang berkaitan. Pembekal mengendalikan dasar privasi mereka sendiri secara bebas daripada Notis ini. Kami tidak bertanggungjawab ke atas amalan pemprosesan data pembekal di luar kawalan langsung kami. Sila semak terma privasi pembekal yang berkenaan sebelum menebus sebarang tawaran.
8. Hubungi Kami
Untuk sebarang pertanyaan privasi, permintaan akses data, penarikan balik persetujuan, atau untuk melaksanakan hak anda, sila hubungi Pegawai Perlindungan Data kami:
E-mel | data@ghlg.my |
Alamat Pos | 985 Ground Floor, BDC Commercial Centre, Taman Satria Jaya BDC, Jalan Stutong, 93350 Kuching, Sarawak, Malaysia |
Kami akan bertindak balas terhadap permintaan anda dalam tempoh masa yang munasabah dan mengikut undang-undang yang berkenaan.
9. Kemas Kini Polisi
Kami boleh menyemak dan mengemas kini Notis Perlindungan Data Peribadi ini dari semasa ke semasa untuk mencerminkan promosi baharu, pindaan undang-undang, atau perubahan operasi. Versi terkini akan sentiasa diterbitkan di https://help.ghlg.my/legal/privacy-notice. Kami akan memaklumkan anda tentang perubahan material melalui laman web kami atau saluran lain yang sesuai. Penggunaan perkhidmatan kami secara berterusan selepas kemas kini menunjukkan penerimaan terhadap terma yang telah dipinda.
[Tamat Notis]